קרה לכם פעם שהרגשתם עמוסים? בטח מצאתם את עצמכם באמצע קמפיין או פרוייקט שנראה בלתי אפשרי לניהול ולא ידעתם איך אתם אמורים להתמודד עם כל עומס העבודה הזה והדדליין המתקרב במהירות.
רובנו מגיעים למצבים שבהם אנו לוקחים על עצמנו הרבה יותר מדי דברים שגורמים לנו לא להספיק לעשות את מה שבאמת חשוב לנו. רובנו מוצאים את עצמנו בלחץ אשר הולך ומתגבר ואנו בטוחים שככה זה צריך להיות.
אז זהו שלא, זה לא באמת צריך להיות ככה. אם נעשה את הבחירות הנכונות מראש ונתכנן קדימה, נוכל להפחית את העומס עלינו בעשרות מונים.
תכנון מראש הוא המפתח להפחתת העומס. ברגע שיש לנו רעיון, כדאי לתכנן מראש מה צריך לעשות ולערוך רשימה של משימות ולבצע מעקב אחרי הדברים.
אלו כמה טיפים שיעזרו לכם להוריד את העומס לקראת הפרוייקט הבא שלכם:
תכנון מקדים
צרו תכנית עבודה מסודרת עבור כל השלבים של הפרוייקט שלכם. שום פרויקט לא יכול להצליח בלי תוכנית. התוכנית שניצור תשמש לנו כמפה של מה צריך לעשות ומתי צריך להתמודד עם זה.
פירוק לאחור
פרקו לאחור את כל האלמנטים של הפרוייקט עד לרמה שתוכלו לדעת מה אתם צריכים לעשות בפועל בכל צעד.
עבדו עם מערכת לניהול משימות
מערכות ניהול משימות יכולות לעזור לנו להישאר מאורגנים וממוקדים. יישומים אלו מאפשרים לנו להקצות משימות, לקבוע מועדים, לצפות בהתקדמות ועוד. הם אפילו יזכירו לנו מתי הגיע הזמן לעבוד על משימות ספציפיות, כדי שלא נאבד פוקוס בימים עמוסים.
מערכות מומלצות לניהול משימות:
Trello הוא כלי לשיתוף פרויקטים שמארגן את כל הפרויקטים השונים שלך. Trello הוא ידידותי למשתמש ומעולה לעבודה בצוות וכולל תכונות רבות.
Miro היא בעצם לוח דיגיטלי אונליין שמקל על שיתוף הפעולה עם אחרים. המערכת מאפשרת לך ליצור הערות ועיצובים, להזיז דברים ולתקשר באמצעות שיחות וידאו משובצות או צ’אטים מקוונים. הכלי מגיע גם עם סדרה של תבניות מובנות מראש שיכולות לעורר השראה או לשמש כמקום לניהול הפרויקט שלך.
עבדו עם לוח זמנים
יש מידה רבה של חפיפה בין תוכנית העבודה שלנו ללוח הזמנים שלנו. לוח הזמנים הוא חלק חשוב מהתוכנית ומשלב מידע מהתקציב, היעדים והתוצרים בנוסף לציר הזמן.
הגדירו סדרי עדיפויות
רשימת מטלות ללא סדר עדיפויות אינה מועילה. לעתים קרובות אנו מקדישים פחות תשומת לב לתעדוף ובסופו של דבר משקיעים הרבה זמן, מאמץ ומשאבים חסרי חשיבות. עלינו להגדיר מה חשוב ודחוף לנו על ידי תעדוף של המשימות.
מדידת התקדמות באופן קבוע
אין דרך לדעת אם אנו נשאר מאורגנים ועומדים בלוח הזמנים שקבענו לעצמנו אם אנחנו לא מודדים את התקדמות הפרויקט. תהליך תכנון הפרויקט שלך צריך לכלול הגדרת יעדים מדידים.
בניית צוות מנצח
אחת הדרכים הטובות ביותר להורדת העומס מעלינו היא עבודה עם צוות. צריך לזכור שאנו לא יכולים לעשות הכל לבד. יש דברים שאנו גם לא רוצים לעשות לבד, כאלו שגוזלים לנו את המצרך היקר ביותר שלנו, הזמן. בניית צוות, לא משנה עם זה שותפים עסקיים, עובדים שכירים או אנשי מקצוע פרילאנסרים, אם נחלק את העבודה בצורה נכונה. נפנה לעצמנו הרבה יותר זמן ונוריד מעצמנו את העומס והלחץ.
לסיכום, ישנם עוד הרבה טיפים ודרכים להתמודד עם עומס ולחץ עבודה שמשפיע לא רק על העבודה אלא גם על החיים האישיים שלנו. אלו רק כמה מהם, עבודה יעילה עם לוחות זמנים ותכנון מקדים תעזור להפחית את העומס והלחץ ותאפשר לנו עבודה בצורה נינוחה יותר ורווחית ומשתלמת יותר לטווך הארוך.
מכירים עוד שיטות להורדת העומס? הצטרפו לקבוצת הפייסבוק שלנו ושתפו אותנו בשיטות שלכם להורדת העומס
